B2B ticarette ödeme almanın maliyeti çoğu zaman göz önünde saklanıyor. Finans ekipleri ödeme maliyetini en görünür girdilerle ölçmeye devam ediyor: işlem ücretleri, banka masrafları, takas ücretleri, işleme maliyetleri ve belirli ödeme kanallarının fiyatı. Ancak birçok tedarikçi ve küçük-orta ölçekli işletme (KOBİ) için asıl önemli gider, ödeme başlatıldıktan sonra başlıyor.
BILL'de ödemeler ve finansal hizmetlerden sorumlu EVP (Kıdemli Başkan Yardımcısı) Mary Kay Bowman, PYMNTS'in ev sahipliğinde Cintas Hazine Müdürü Scott Hess ile yaptığı görüşmede bu gerçeği 'iş yapmanın genel bir vergisi' olarak tanımladı.
Bowman'a göre işletmeler, bir ödeme yönteminin doğrudan maliyetini hesaplamaya çok fazla zaman harcarken, manuel iş gücünün yarattığı bileşik maliyetleri gözden kaçırıyor. Kağıt çekler bu çelişkinin en net örneği olmaya devam ediyor. Çekler, tanıdık, evrensel ve genellikle kolay algılandıkları için varlığını sürdürüyor. Ancak finans operasyonları açısından tamamen otomatikleştirilmeleri zor çünkü istisnalar hâlâ insanlar tarafından yönetilmek zorunda.
Bowman, 'Buna baktığımız bir yol da istisna vergileri. Genellikle gözden kaçırılıyorlar' dedi.
Artık mesele sadece bir işletmenin parayı elektronik olarak taşıyıp taşıyamayacağı değil. Ödeme, onay, havale verisi, mutabakat ve nakit uygulamasının tek bir bağlantılı iş akışı olarak çalışıp çalışamayacağı.
İşletmeler İş Yapma Maliyetine Karşı Tavrını Alıyor
Ödeme sürtüşmesinin sürekliliği, alıcı ve tedarikçinin aynı işleme farklı bakmasından kaynaklanıyor. Bir ödeyici, para hesaptan çıktığında ödemeyi tamamlanmış sayabilir. Bir tedarikçi ise ödeme tanımlanıp doğru faturayla eşleştirilip defterlere işlenene kadar ödemeyi tamamlanmış saymayabilir. Bu boşluk, kağıt üzerinde ucuz görünen bir ödeme yöntemini pratikte daha maliyetli hale getirebilir.
Bowman, 'Düşük doğrudan ücrete sahip bir ödeme yönteminiz olabilir, ancak yüksek bir istisna oranı vardır. ACH bazen bu kategoriye giriyor. Mutabakatı daha zor olabilir, bu da mutabakat sürenizi birkaç dakikadan birkaç saate, hatta birkaç güne uzatabilir' diye konuştu.
Sorun buradan itibaren katlanarak büyüyor. Her gecikme yeni takip işi yaratıyor. Eksik her havale detayı belirsizlik yaratıyor.
Bowman, 'Bu sadece iş gücü maliyeti değil, aynı zamanda sermayenizin bağlı kalmasının maliyeti çünkü defterlerinize işlenmemiş oluyor. Çekler hâlâ ödeme ağlarındaki inatçı sorun. Ortada hâlâ çok fazla kağıt var' ifadelerini kullandı.
Büyük işletmeler için alıcı-tedarikçi ödeme sorunu teorik değil. Özellikle bir şirket müşterilere ve tedarikçilere farklı coğrafyalarda, iş birimlerinde, ödeme türlerinde ve ilişki modellerinde hizmet vermek zorunda kaldığında operasyonel olarak yoğun bir hal alıyor.
Kurumsal Ölçek B2B Ödeme Sürtüşmesini Daha Pahalı Hale Getiriyor
Hess, bu operasyonel karmaşıklığı önemli ölçekte faaliyet gösteren bir şirket perspektifinden anlattı. Cintas'ın ABD ve Kanada'da faaliyet gösterdiğini, 48.000'den fazla çalışanı, birden fazla banka ortağı, bir milyondan fazla müşterisi ve 40.000'den fazla tedarikçisi olduğunu söyledi.
Hess, 'Etkili ve keyifli bir müşteri deneyimi sürdürmek için tüm bu unsurları dengelemek zorundayız' dedi. Aynı zamanda şirketin hem alacak hem de borç hesaplarında 'bir kontrol ortamı', politikalar ve dolandırıcılık önleme yönetmek zorunda olduğunu ekledi.
Bu orta konum, hazineye görünürlük sağlıyor ancak aynı zamanda takasları da zorunlu kılıyor. İşletme için verimli çalışan bir süreç, müşteriler veya tedarikçiler için sürtüşme yaratabilir. Merkezi olmayan bir saha ilişkisini destekleyen bir iş akışı, merkezi kontrolleri karmaşıklaştırabilir. Yeni bir ödeme stratejisi müşteri deneyimini iyileştirirken mutabakat, politika veya dolandırıcılık yönetimiyle ilgili yeni hususlar ortaya çıkarabilir.
Hess, 'Paranın geldiğini görüyoruz, paranın gittiğini görüyoruz. Bu ödeme ekosistemi hem fayda hem de zorluk yaratıyor' dedi.
Görünürlük Gerçek Ödeme Avantajı Haline Geliyor
KOBİ'ler için ödeme görünürlüğü özellikle değerli çünkü çoğu büyük işletmelerin hazine altyapısına sahip değil. Paranın ne zaman hareket ettiğini, tedarikçinin parayı alıp almadığını ve işlemin düzgün şekilde mutabakatının yapılıp yapılmadığını bilmeleri gerekiyor.
Bowman, KOBİ'lerin genellikle bir işlemin bir tarafını görürken tedarikçilerinin diğer tarafı gördüğünü söyledi. Bu, özellikle küçük tutarlı işlemler çok sayıda müşteri, saha ofisi ve ödeme kanalı arasında gerçekleştiğinde belirsizlik yaratıyor.
Bowman, manuel istisnalar için 'Bir veya iki tane yapıyormuşsunuz gibi görünüyor. Ancak bunları tüm müşteriler, tüm saha ofisleri arasında topladığınızda gerçekten operasyonel bir yük oluşturuyorlar' dedi.
Bu yük artık yeni ödeme gündemini tanımlıyor. Dijitalleşme önemli, ancak yalnızca parçalanmayı azaltıyorsa. Hız önemli, ancak yalnızca ödeme, mutabakat için gereken verilerle birlikte geliyorsa. Maliyet önemli, ancak yalnızca düşük işlem ücretleri daha yüksek arka ofis gideri yaratmıyorsa.
Bu nedenle iş yapma maliyetine karşı mücadele, bağlantısız para hareketine karşı bir mücadeleye dönüşüyor. B2B ödemelerde gizli maliyet, şirketlerin para taşımak için ödedikleri değil, paranın nereye gittiğini anlamak için harcadıkları şey.
Gömülü Ödemeler İşletme Modelini Değiştiriyor
B2B ödemelerin modernizasyonunun bir sonraki aşaması, sadece çekleri dijital alternatiflerle değiştirmek değil. Ödemeleri, faturaların, onayların, tedarikçi verilerinin ve havale bilgilerinin zaten bulunduğu finans iş akışlarına gömmek.
Bowman, gömülü ödemeleri yazılım ve FinTech'teki 'en büyük değişimlerden biri' olarak nitelendirdi çünkü ödemeleri son adımdan orkestre edilmiş bir sürece taşıyorlar.
'Ödeme akışlarını ve ödemeleri doğrudan temel iş akışlarına gömmek paradigmayı tamamen değiştiriyor' diyen Bowman, gerçek fırsatın 'bu iş akışını para akışına bağlayan gerçek orkestrasyon' olduğunu sözlerine ekledi.
Bu bağlantı önemli çünkü ödeme verileri ve ödeme yürütme tarihsel olarak ayrılmış durumda. Havale bilgileri bir iş akışında, ödeme talimatları başka bir iş akışında ve mutabakat üçüncü bir iş akışında kalabiliyor. Sonuç, finans ekibinin işlem gerçekleştikten sonra parçaları birleştirmek zorunda kalması.
Bowman, gömülü ödemelerin otomatik yönlendirme, havale yakalama ve mutabakatı tek bir deneyime getirebileceğini söyledi. 'Havale zaten iş akışında duruyor, aynı zamanda ödemenin içinde de duruyor. Şimdi bunları bir araya getirebilir ve işi makineye yaptırabiliriz' dedi.
BILL Ödemeler ve Finansal Hizmetler EVP'si Mary Kay Bowman ve Cintas Hazine Müdürü Scott Hess ile yapılan PYMNTS TV röportajının tamamını izleyerek şunlar hakkında daha fazla bilgi edinin:
- B2B ödemelerin gerçek maliyetinin neden para hareket ettikten sonra başladığı. Bowman, işletmelerin genellikle doğrudan ücretlere odaklanırken, manuel iş gücü, eksik havale verileri, gecikmiş mutabakat ve bağlı sermayenin yarattığı 'istisna vergilerini' gözden kaçırdığını savunuyor.
- Kurumsal ölçeğin ödeme sürtüşmesini nasıl işletme maliyetine dönüştürdüğü. Hess, Cintas gibi şirketlerin milyonlarca işlem arasında müşteri deneyimi, tedarikçi ihtiyaçları, bankacılık ilişkileri, kontroller ve dolandırıcılık önlemeyi dengelemek zorunda olduğunu ve küçük istisnaların bile ölçekte pahalı hale geldiğini söylüyor.
- Gömülü ödemelerin finans iş akışını nerede değiştirebileceği. Faturaları, onayları, havale verilerini, ödeme yürütmeyi ve mutabakatı tek bir iş akışı içinde birleştirmek, işletmelerin parçalanmayı azaltmasına ve finans ekiplerinin hâlâ manuel olarak birleştirdiği işi makinelerin yapmasına yardımcı olabilir.
