5.000 hesaplı bir fayda programı, rapordaki varsayımsal hesaplamalara göre ayda yaklaşık 250 manuel istisna üretebilir.
İstisna başına 15 dakika hesaplandığında bu vakalar ayda yaklaşık 62,5 personel saati tüketiyor.
Raporda varsayılan 45 dolarlık saatlik yüklenmiş iş gücü maliyetiyle otomasyon, yılda 33.750 dolardan fazla personel kapasitesi geri kazandırabilir.
Fayda ekipleri, sistemden sorunsuz geçmeyen işlemleri ele almak için her ay bir haftadan fazla personel zamanı harcayabiliyor.
5.000 aktif hesabı olan bir fayda programı için SoFi Tech Solutions iş birliğiyle hazırlanan yeni PYMNTS Intelligence raporu “Making Health and Wellness Benefits Perform: What Modern Card Infrastructure Changes” başlıklı çalışmada, ayda hesapların %5’inin manuel ilgiye ihtiyaç duyması durumunda neler olduğu modelleniyor. Başına 15 dakika hesaplandığında, uygunluk anlaşmazlıkları, geri ödeme talepleri ve mutabakat istisnaları yaklaşık 62,5 personel saatine ulaşıyor.
Bu durum fayda altyapısını, HSA, FSA ve diğer programları yönetmenin bir yolu olmasının yanı sıra aynı zamanda bir operasyonel verimlilik hesabı haline getiriyor. Veriler, şirketlerin fayda teknolojisini değerlendirirken gözden kaçırabileceği bir maliyete işaret ediyor: bir işlem sorunla karşılaştıktan sonra tüketilen çalışan zamanı.
İstisna Maliyeti
Fayda yönetimi, kayıt, tahsis, harcama, uygunluk ve mutabakat etrafında bir dizi süreci kapsıyor. Programın altındaki teknoloji, bu faaliyetlerin ne kadarının otomatik gerçekleştiğini ve ne kadarının birinin masasına düştüğünü belirliyor.
5.000 hesaplık bir örnekte, %5’lik aylık istisna oranı ilgiyi gerektiren 250 vaka üretiyor. Bu vakaların 15 dakika ile çarpılması ayda 62,5 saat yüklenmiş personel zamanı oluşturuyor. Saatlik 45 dolarlık yüklenmiş iş gücü oranı aylık maliyeti 2.813 dolara ve yıllık tutarı 33.750 doların üzerine çıkarıyor.
Dolar tutarı faydalı olsa da, 62,5 saat daha önemli bir operasyonel metrik olabilir.
Fayda kuruluşları istisnalar azaldığında bu çalışanları mutlaka işten çıkarmıyor. Kapasiteyi yeniden yönlendirebiliyor. Daha önce uygunluk anlaşmazlıklarını araştırmak, geri ödeme taleplerini işlemek veya işlemleri mutabakat etmek için harcanan personel zamanı, program kullanımını izlemek, katılımcı desteği ve ek faydaları yönetmek için kullanılabilir. İşverenler ve yöneticiler yalnızca bir platformun ne kadara mal olduğunu sormak yerine, işlemlerin ne sıklıkla insan müdahalesi gerektirdiğini ve bu müdahalelerin ne kadar personel zamanı tükettiğini ölçebilir.
Fayda Programlarına Doğrudan İşlem Akışı Geliyor
Raporda anlatılan yeteneklerin birkaçı istisna hacmini yöneticiye ulaşmadan önce azaltmayı hedefliyor.
Kategori düzeyinde harcama kontrolleri, bir satın alma girişiminde uygunluk kurallarını uygulayabiliyor. Gerçek zamanlı yetkilendirme, işlemleri uygunluk ve mevcut bakiyelere göre onaylayıp reddedebiliyor. Doğrudan API bağlantıları, veriyi uygunluk, kayıt ve talep sistemleri arasında manuel devir olmadan taşıyabiliyor. Merkezi yönetim, fayda ekiplerine istisnaları ve program performansını izlemek için ortak bir alan sunabiliyor.
Operasyonel hedef, finansal hizmetlerin diğer alanlarındaki doğrudan işlem akışına benziyor: insan müdahalesi olmadan tamamlanan faaliyet payını artırmak ve personel dikkatini gerçekten yargı gerektiren vakalara ayırmak.
Toplu işlemler ve manuel dosya transferleri bu hedefe ters çalışabiliyor. Manuel yüklemelere veya toplu mutabakata dayanan platformlar, modernizasyondan beklenen hız ve iş gücü tasarruflarından bir kısmından vazgeçebiliyor.
Fayda yöneticileri için altyapıyı değerlendirirken nispeten basit bir ölçüm seti var. Her ay kaç işlem veya hesap manuel işlem gerektiriyor? Her istisna ne kadar sürüyor? İstisnaların nedeni ne? Ve bu işin ne kadarı yukarı akışta önlenebilir, oluştuğu sonra daha hızlı işlenebilir?
